En tiempos actuales, este concepto ha tomado mucha importancia. La netiqueta, como se conoce; es el protocolo utilizado en internet. Siendo un conjunto de códigos de conducta, para la sana y correcta convivencia en el ciber espacio. Recordemos que, del otro lado de la pantalla, hay otro ser humano tan real como usted. Así como en el mundo “real” o habitual, en el que la interacción es cara a cara, en el mundo digital también es preciso conocer las normas; que nos aportan valor para el adecuado y mejor relacionamiento, con nuestro entorno.
La reunión virtual o teleconferencia
Cuando estamos en una reunión virtual o teleconferencia, por el solo hecho de que no nos están mirando, muchas veces olvidamos la etiqueta y el buen comportamiento. Nuestros modales aun en línea deben ser socialmente aceptables y más si se trata de una reunión de negocios, donde su imagen profesional y educación hablará por si sola.
Si usted en quien lo organiza, envié una invitación previamente a la reunión a través de un e-mail, puede indicar la duración de la reunión, puede adjuntar la minuta o los temas a tratar, dependiendo la importancia y pida confirmación por la misma vía.
Uno de los principales aspectos que deberemos cuidar será la puntualidad pues de lo contrario se estará interrumpiendo cada vez que se conecta un nuevo participante a la reunión. 10 minutos antes comenzar la reunión hacer las pruebas para ver si se puede enlazar o no, si el audio funciona, etc.
Algunos tips para tener en cuenta
- Cuidar la higiene e imagen personal, vestirse de acuerdo a la ocasión y a su labor profesional
- Cuidar el ruido ambiental; es primordial para lograr concentración y avanzar en la reunión.
- La cámara debe estar encendida y el micrófono en modo silencio
• Apague su teléfono móvil o bloquee el sonido.
• No tome el café o el almuerzo mientras participa en la teleconferencia, se le debe de dar la misma atención y comportamiento como si estuviera frente a sus compañeros en una reunión.
• Tenga a la mano cualquier archivo o documento que pudiera necesitar durante la reunión.
• Evite estar chateando o tecleando mientras está en la reunión, pues se escuchará lo que hace.
El uso del chat
• Dentro de las compañías con el uso del intranet, suelen tener programas de chat interno con el fin de tratar los asuntos de la empresa.
• No es recomendable usar el chat para tratar negocios por primera vez.
• La función del chat es agilizar las juntas de trabajo, pero ya se deben tener definidos los temas a tratar.
• Si no se tiene como referencia la voz, el tono, la tesitura y la expresión corporal, nos dejamos llevar por la impresión que nos da la escritura: mayúsculas, signos, etc.
• Es un medio muy delicado, ya que no debemos descuidar los tratamientos, los títulos, la redacción, la ortografía y evitar malas interpretaciones.
- No haga uso de la mayúscula a menos que su intención sea gritar, pues es su significado.
• Los latinos aun cuando de negocios se trata, involucramos a la familia y hacemos preguntas sociales, este no es el caso con los extranjeros, pues ellos separan lo social y la familia de los negocios.
• Evite utilizar modismos típicos de nuestro país, pues puede confundir al interlocutor.
El uso del correo electrónico
• Siempre escriba en asunto de lo que trata el correo.
• Si es la primera vez que se dirige a una persona por e-mail, trate de ser amable, pero que el texto sea breve.
• Al escribir un correo en los negocios no deberá ser informal, debe llegar tal como se escribe en una carta y debe incluir lo siguiente:
– Cabecera (saludo).
– Cuerpo (información).
– Pie (firma).
• Si su e-mail va destinado a algún funcionario o empresario deberá siempre dirigirse a él, con el título profesional y escribir el cargo, ya que se considera muy importante hacerlo.
• Siempre que enviemos un correo debe de llevar firma, nombre de quien lo envía, cargo de la empresa, compañía, teléfono. Pero no debemos de excedernos de 4 renglones.
• No haga uso de la mayúscula a menos que su intención sea gritar, pues es su significado.
• Tenga cuidado siempre de la ortografía y redacción.
• Ser respetuoso del tiempo; no abusar enviando cadenas, ya que puede provocar que en automático seleccionen nuestro e-mail como basura.
• No abuse del botón Cc: la gente hoy en día, se tiene menos tiempo para estar revisando los correos.
Hola